Libro Unico magnetico

Il Decreto Ministeriale 9 luglio 2008 all’articolo 1 indica tre modalità di tenuta, tra cui quella magnetica, e specifica

“ .... su supporti magnetici, sui quali ogni singola scrittura costituisca documento informatico e sia collegata alle registrazioni in precedenza effettuate, o ad elaborazione automatica dei dati, garantendo oltre la consultabilita', in ogni momento, anche la inalterabilita' e la integrita' dei dati, nonche' la sequenzialita' cronologica delle operazioni eseguite, nel rispetto delle regole tecniche di cui all'art. 71 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82; tali sistemi sono sottratti ad obblighi di vidimazione ed autorizzazione, previa apposita comunicazione scritta, anche a mezzo fax o e-mail, alla direzione provinciale del lavoro competente per territorio, prima della messa in uso, con indicazione dettagliata delle caratteristiche tecniche del sistema adottato.”

Come si può notare, vi sono delle particolarità rispetto a quanto previsto per gli altri documenti:

1 -  Il libro unico prevede la conservazione anche delle pagine annullate o errate

2 – La tenuta informatica (magnetica) prevede che ogni singola scrittura ... sia collegata alle registrazioni in precedenza effettuate.

3 – Entro il 16 di ogni mese va completata la conservazione delle registrazioni del mese precedente.

4 - Non vi è nessuna autorizzazione preventiva ma una comunicazione da inviare prima della attivazione.

Singola scrittura

Con il termine Singola Scrittura si possono intendere forme diverse: nei casi fino ad oggi esaminati, i clienti hanno optato per una conservazione dove ogni Retribuzione costituisce un documento informatico, in pratica quello che una volta era il Cedolino, viene generato come file PDF e costituisce la singola scrittura. Producendo i documenti in questo modo otteniamo 1 record per ogni rilevazione e quindi per ogni dipendente. Questo ci permette di "usare" comodamente l'archivio per qualsiasi esigenza. Se ad esempio vogliamo tutte le pagine del libro unico di un dipendente di un anno, possiamo effettuare una  ricerca e otteniamo immediatamente il risultato voluto.

Si potrebbe  archiviare l’intera scrittura mensile (alcuni agiscono in questo modo). In questo caso nell'archivio elettronico avremmo 1 solo record con le scritture del mese di tutti i dipendenti. Per estrarre le rilevazione di 1 dipendente di un anno dobbiamo fare 12 ricerche nei dodici file mensili e estrarre solo le pagine relative al dipendente (cosa non semplice)

Scadenza Mensile

Entro il 16 di ogni mese dovremo firmare e sottoporre a Conservazione tutte le scritture del mese precedente.

Il programma controllerà  la presenza di tutte le pagine e provvederà a generare per ogni documento un codice di controllo da riportare nel documento successivo (impronta). Questo meccanismo GARANTISCE il collegamento tra le scritture e l'inalterabilità della sequenza cronologica.

L'applicazione della firma è obbligatoria e va effettuata su TUTTE LE SCRITTURE GENERATE. La conservazione mensile  deve riportare ovviamente, nche la firma digitale del responsabile e la marca temporale.

Gli altri documenti

Fatta eccezione per il Libro Unico, non vi sono specifiche normative per la tenuta dei documenti, pertanto una tenuta in modalità elettronica è possibile ma per ogni singolo caso si dovrà considerare pro e contro, nonchè valutare le discipline generali per la formazione e conservazione dei documenti.

Chi si occupa della gestione delle risorse umane si trova di fronte ad una miriade infinita di tipologie di documenti e  comportamenti che cambiano a volte da provincia a provincia. Tuttavia vi sono degli elaborati che possiamo definire "Classici" che si presume possano essere conservati elettronicamente in quanto "Copie" di denunce o di versamenti che vengono  trasmessi e a volte tramite procedure telematiche.

Denunce mensili e ricevute

Mensilmente lo studio genera una serie di  dichiarazioni mensili, la prima e l'Emens che viene trasmesso tramite il sito dell'INPS che rilascia una ricevuta. Il modello va prodotto in PDF e archiviato con i normali processi di elaborazione stampe, la ricevuta viene elaborata dal Modulo ArchiTel che provvede a inserire il riepilogo dell'archivio delle trasmissione e a collegare la ricevuta alla dichiarazione di ogni ditta.

La stessa cosa avviene con le Denunce Inail, Enpals, Cig, i prospetti di maternità, ferie, tfr, la prima nota, le quadrature, i ratei  etc,.

Si otterrà un archivio contenente tutte le stampe mensili , divise  per ditta, tipologia di documento e mese, all'interno del quale individuare una stampa è davvero semplicissimo.

Documenti dei dipendenti

Mensilmente, dallo studio, vengono anche generate delle stampe per singoli dipendenti come i prospetti liquidazione delle malattie, i cedolini riepilogativi per dipendente, le stampe TFR Lettera/prospetto e TFR Lettera tassazione separata...

Ogni stampa sarà suddivisa per dipendente, il cui nome sarà riportato nel record del documento al quale si riferisce. Per cui c'è una possibilità in più per effettuare la ricerca.

Stampe annuali dipendenti

Parliamo in questo caso dei CUD in particolare, e di altre stampe come il prospetto costo individuale annuale. Anche in questo caso i documenti devono essere prodotti in pdf e verranno poi archiviati e suddivisi per dipendente.

Stampe annuali ditte

Ci sono anche prospetti annuali riguardanti le singole ditte che possono essere archiviati a fine anno. Parliamo di prospetti TFR, Ratei, Ferie, Straordinari...ognuno diviso dall'altro ed indicizzato in base alla tipologia ed alla ditta al quale si riferiscono.

Abbiamo elencato solo alcuni esempi di stampe mensili ed annuali, ovvio che poi lo studio può fare le sue scelte e personalizzare come meglio crede l'archiviazione a seconda delle sue esigenze.

Pratiche

Le pratiche possono essere conservate in un archivio protocollo, nel quale vengono numerate univocamente con un numero progressivo. Qui possono essere conservate le pratiche in formato pdf inviate alle aziende, allegando anche la pratica firmata, tramite scansione. Parliamo, ad esempio, di pratiche licenziamenti o assunzioni, di corrispondenza con l'ispettorato del lavoro e gli uffici provinciali ecc...

Il protocollo è utilissimo anche per la conservazione delle mail spedite e ricevute dallo studio e, grazie ad appositi strumenti, è possibile collegare la posta a documenti contenuti in altri archivi. Un esempio può essere la ricezione della conferma di avvenuto pagamento da parte di un cliente che paga gli f24 per proprio conto. Si archivia il modello f24 in pdf e ci si collega il messaggio di posta, ma gli utilizzi possono essere davvero molti.

Conservazione sostitutiva

Anche questi documenti dovranno essere assogettati al processo di Conservazione Sostitutiva, per cui FIRMA DIGITALE su tutti i documenti e chiusura periodica con cadenza ALMENO ANNUALE.