Conservazione elettronica

Con il termine Fattura Elettronica, si intendono diverse forme di produzione, conservazione e trasmissione delle fatture.

Iniziamo dal procedimento più semplice, la conservazione elettronica. La fattura rientra tra i documenti fiscalmente rilevanti che possono essere prodotti e conservati come documenti elettronici in sostituzione del cartaceo purchè si rispettino alcune semplici regole.
Documento statico e non modificabile
Garantito da firma digitale
Sottoposto a processo di conservazione con cadenza almeno quindicinale. 

Come si può notare la differenza più significativa sta nella cadenza di conservazione che in questo caso è almeno quindicinale. Anche se può sembrare banale non è facile rispettare questa scadenza per diversi motivi: le correzioni che devono essere fatte dopo l'emissione, la stagionalità (la fatturazione del 31 luglio va validata entro il 15 agosto) la disponibilità di diversi responsabili (1 solo responsabile potrebbe non essere sufficente per coprire tutto l'anno).

Alcuni optano per una chiusura degli archivi settimanale, ogni venerdi si chiudono i documenti fino al venerdi precedente. Questo regime (settimanale) risulta comodo perchè per ogni chiusura avremo 5 giorni di margine il che ci consente di effettuare le necessarie verifiche.

La copia inviata

La conservazione elettronica delle fatture non modifica le modalità di invio, come riportato in diverse circolari e note, la fattura conservata elettronicamente può essere inviata sia elettronicamente che sotto forma cartacea. Quella ricevuta elettronicamente invece DEVE ESSERE OBBLIGATORIAMENTE conservata nel formato elettronico. Quella ricevuta in formato cartaceo può essere conservata sia cartacea che elettronica.

Spedire un pdf

Molti confondo l'invio di fatture per email in formato PDF con la fatturazione elettronica. La fattura è elettronica se firmata con firma digitale oppure se inviata tramite un sistema EDI. L'invio di un semplice file PDF presuppone che il ricevente STAMPI il documento e lo tratti a tutti gli effetti come un documento cartace

Inviare un PDF con firma

Se inviamo un file PDF con firma digitale, il ricevente può conservarlo come elettronico.
Tale forma di invio / ricezione / conservazione, va PREVENTIVAMENTE concordata tra le parti.

xml registrabile

Nessuno vieta di inviare dei formati più complessi come ad esempio un file xml che consenta di effettuare automaticamente la registrazione Contabile e di Magazzino. Esistono diversi formati che consentono questo interscambio di informazione che, se unito con la firma digitale ed un formato STATICO leggibile dagli utenti, può sostituire numerose attività manuali ed essere la base per la conservazione elettronica anche delle fatture ricevute.

Scambio EDI

L'invio di fatture elettroniche può essere effettuato tramite apposite strutture che assolvono a tale compito oppure direttamente con lo scambio di dati tra il mittente ed il destinatario. La legge non impone restrizioni, fermo restando che prima o poi anche la pubblica amministrazione richiederà Fatture elettroniche e lo standard che verrà utilizzato per quei rapporti sarà sicuramente candidato a diventare uno standard nazionale.

Sviluppi

Resta il fatto che CHIUNQUE oggi può scambiarsi fatture elettroniche e file per la registrazione tramite un semplice "accordo tra le parti" dove vengono definite le modalità di scambio e di validazione dei documenti.