Introduzione

La tenuta della contabilità negli studi e nei centri servizi, comporta la trasmissione, catalogazione e registrazione di una grande quantità di documenti. Fatture di vendita, di acquisto, contabili, ricevute, contratti, vengono ricevuti dal cliente e "portati" allo studio per la registrazione. Almeno 100 documenti all'anno per una piccola contabilità, 5/10.000 per una ordinaria consistente.

Come abbiamo visto nella sezione dedicata al cartaceo, siamo di fronte a "originali non unici", quindi possiamo trattare questi documenti in modalità elettronica e, volendo, sostitutiva con la firma digitale.

Tipologie di documenti

Possiamo raggruppare questi documenti in 4 categorie: Fatture di Acquisto, Di vendita, I documenti contabili (ricevute contabili fatture) e Le "pezze d'appoggio" come possono essere i contratti, gli estratti conto, i fogli di prima nota etc...

Fatture di acquisto

Le fatture vengono numerate progressivamente in base alla legge iva. Possiamo sostituire la numerazione manuale, con una Etichetta con codice a barre. Nel codice indichiamo la ditta, il tipo di documento, la serie ed il numero. Con un codice di questo tipo creiamo una corrispondenza tra immagine e record contabile.

Possiamo etichettare prima o dopo la registrazione, poco importa, l'importante è che documento e registrazione abbiano lo stesso numero.

Scansione con etichetta

Nel documento "Trattamento dei documenti Cartacei", abbiamo visto che la scansione con etichetta ci permette di sfruttare al massimo lo scanner e ottenere automaticamente i valori dell'etichetta. Il risultato sarà un documento in PDF con l'immagine della fattura disponibile per la consultazione nell'archivo documenti della ditta. Ovviamente i dati riconosciuti sono solo quelli dell'etichetta, ditta, tipo documento, serie e numero.

Registrazione

Se vogliamo, possiamo registrare la fattura visualizzando il formato elettronico e restituire subito al cliente la copia cartacea.

Aggiornamento dati di ricerca

Con l'esportazione delle registrazioni vengono aggiornati i dati di ricerca e vengono forniti al software gestionale, i dati per la visualizzazione del documento. Quindi dopo l'aggiornamento la fattura è visualizzabile dal sistema contabile.

Fatture di vendita

Possiamo seguire lo stesso iter delle fatture di acquisto, ma possiamo anche attivare la "Fatturazione elettronica" e conservare direttamente il file pdf trasmesso dal cliente (vedi apposita sezione)

Documenti contabili

Diversamente dalle fatture non vi è l'abitudine di protocollare i documenti contabili eppure nessuno lo vieta ed è una pratica estremamente comoda. Se su una contabile riportiamo un numero progressivo PRIMA della registrazione, quando inseriamo la prima nota possiamo inserire nel campo Numero documento dove abitualmente inseriamo il protocollo iva, il numero sequenziale assegnato. In questo modo per ogni registrazione contabile avremo un documento che ha lo stesso numero e possiamo utilizzare la stessa tecnica di aggiornamento delle fatture.

Raccolta semplice

Nel primo esempio abbiamo preso in considerazione la condizione classica, cioè "Il cliente porta fisicamente i documenti allo studio". Possiamo però ipotizzare forme diverse di consegna.

Prendiamo la più semplice, lo studio da al cliente una serie di etichette già stampate. Il cliente ordina i documenti e con un semplice multi funzione o scanner opportunamente configurato, invia le immagini allo studio.

Lo Studio può inserire le immagini nel processo di riconoscimento standard e ottenere lo stesso risultato della scansione fatta in studio.

I vantaggi sono evidenti, il cliente può inviare i documenti in qualsiasi momento senza doversi recare nello studio, i documenti arrivano già ordinati e numerati, il flusso dei documenti è più costante e meno concentrato a fine periodo.

Raccolta massiva

Nel caso di ditte con esigenze più importanti, lo studio potrà rendere disponibile un collegamento per la "Scansione Massiva da sede remota". Anche in questo caso la ditta riceverà dallo studio una serie di etichette pre stampate che dovrà applicare ai documenti.

Una volta configurato il sistema la ditta cliente dello studio potrà attivare dalla sua sede la scansione massiva delle fatture utilizzando un proprio archivio di appoggio.

L'archivio memorizza localmente le immagini per non rallentare la scansione ma al termine dell'acquisizione propone il processo di trasferimento che oltre a trasferire il file dall'hard disk della ditta a quello dello studio, provvede alla codifica e conversione pdf.