Introduzione
La conservazione elettronica (e sostitutiva) dei documenti cartacei richiede necessariamente l’acquisizione dell’immagine del documento tramite strumenti di “digitalizzazione” come gli scanner e le fotocamere digitali.
L’immagine viene memorizzata come documento informatico, in formato Tif o PDF (ambedue multi pagina).
Il processo di acquisizione è semplice, si inserisce il documento in uno scanner o sotto una fotocamera digitale, si avvia la lettura e il dispositivo “traduce” l’aspetto del documento in una sequenza di punti colorati, o bianco e nero, rappresentati da dei numeri (digitalizzazione). Ovviamente per evitare il consumo di grandi quantità di memoria le informazioni vengono “compresse” secondo diverse metodologie.
Documenti unici e non unici
Il processo di conservazione elettronica di documenti cartacei può essere SOSTITUTIVO dell'originale cartaceo quando trattiamo "originali non unici".
Per gli originali unici occorre la validazione da parte di un pubblico ufficiale e non si sa bene come farla, quindi sarà conveniente conservare il cartaceo.
Con il termine "originali non unici", si intende quei documenti di cui esiste copia anche se conservata da altri, ad esempio la fattura viene emessa in duplice copia, una rimane a chi la emette e l’altra viene spedita all’acquirente, lo stesso dicasi per le bolle, per i contratti etc. Etc.
Scansione semplice
Parliamo di scansione semplice, quando dobbiamo acquisire un documento per volta e memorizzarlo indicando manualmente i dati che ci permetteranno di ritrovarlo.
Questo procedimento si adatta bene al protocollo, all'acquisizione occasionale di contratti o pratiche, o di pochi documenti in genere.
Possiamo utilizzare qualsiasi strumento di scansione: un piccolo scanner da tavolo con introduttore di fogli o senza, una multifunzione di rete, una fotocamera digitale.
Se il dispositivo è collegato al pc, si sceglie l'archivio di destinazione, si avvia la funzione di lettura che permetterà di decidere le modalità di acquisizione e, al termine, si inseriscono i dati identificativi del documento.
Scansione massiva
Se dobbiamo acquisire una discreta quantità di documenti che hanno caratteristiche simili, possiamo predisporre un "processo di scansione" che ci consenta di inserire molti documenti nello scanner e ottenere alta velocità di acquisizione.
Per fare questo dobbiamo innanzitutto individuare un SEPARATORE cioè un elemento che possa essere inserito all'inizio o alla fine di ogni documento per far capire al sistema di quante pagine è composto. Il separatore più utilizzato è l'etichetta con codice a barre che può essere utilizzata anche per interpretare il documento.
Con il separatore non dobbiamo indicare di quante pagine è fatto il documetno ne dobbiamo inserire un documento per volta, possiamo invece predisporre una serie di documenti e caricarli tutti insieme nello scanner per poi avviare la scansione massiva. Un buon scanner per documenti ha un cassetto di introduzione che va da 100 a 500 pagine, i migliori 1000.
Il programma analizzerà ogni pagina per vedere se è presente o meno l'etichetta, ogni volta che la trova utilizza quella come prima pagina di un nuovo documento. Non è pensabile in questo caso l'utilizzo di multi funzione poichè lo strumento sarebbe lontano dal pc e difficile da comandare. Non è neanche comodo fare scansione massiva in piedi quindi la cosa migliore è una BUONA POSTAZIONE DI SCANSIONE.
Fronte e retro
Lo scanner deve essere capace di rimuovere i retro vuoti. Questa funzione è importante perchè sempre più spesso troviamo documenti misti, solo fronte e fronte/retro.
Altra funzione importante è la capacità di riconoscere il formato del documento. In ambito professionale si preferisce utilizzare dispositivi di formato A3 per la loro velocità e per la capacità di acquisire la quasi totalità dei formati. Se dovessimo ogni volta andare a modificare la dimensione nello scanner verrebbe meno la velocità, il riconoscimento automatico non occorre farlo.
Ultima particolarità è quella del riconoscimento del verso; laddove abbiamo documenti orientati in modo diverso, potremo attivare anche il riconoscimento del verso di scrittura.
Riconoscimento e codifica
Che si tratti di etichetta, di semplice codice a barre o di testo da riconoscere, poco cambia, una volta completata l'acquisizione massiva dovremo attivare un "riconoscimento" del documento oppure indicizzarlo manualmente. Dalle etichette con codice a barre possiamo leggere una chiave primaria, cioè una serie di dati che ci permettano di ricollegare quell'immagine a delle informazioni magari provenienti dal Software Gestionale.
Importa da cartelle
Se abbiamo accumulato una quantità di immagini in una cartella, possiamo anche utilizzare le funzioni di importazione automatica e assegnare dei valori costanti a tutti i documenti o, addirittura, creare una relazione tra il nome della cartella e il campo da compilare. Fatte queste impostazioni in un sol colpo possiamo importare tutte le immagini scansionate.
Collegare il Multifunzione
Se utilizziamo un multi funzione, dovremo preventivamente sapere in quale percorso di rete vengono memorizzate le immagini e configurare i programmi per "pescare" automaticamente da quel percorso. Un avviso ci indica se ci sono immagini da indicizzare, le selezioniamo, indichiamo l'archivio di destinazione e come prima procediamo alla codifica.
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