La normativa
Con il D.M. 23 gennaio 2004 e successive modifiche è stata autorizzata la produzione e conservazione dei documenti fiscalmente rilevanti in modalità elettronica comunemente detta Conservazione Sostitutiva.
I libri e i registri, sono il classico esempio di documenti che possono essere prodotti e conservati elettronicamente poichè non vengono modificati dopo la produzione; possiamo quindi creare un file PDF, statico e garantirlo con la firma digitale.
Periodicamente dovremo attivare il processo di Conservazione, che consiste nella creazione di un supporto garantito da un file di chiusura contenente le impronte dei documenti, firmato e marcato dal responsabile della conservazione.
Per effettuare l’archiviazione dei documenti prodotti, dovremo quindi avviare un collegamento tra il software gestionale che genera i documenti e il software di Conservazione Sostitutiva, e fare in modo che ogni documento prodotto, venga opportunamente inserito nel sistema di conservazione e indicizzato con una serie di dati indispensabili per la ricerca.
La firma digitale garantirà l’originalità e integrità del documento; il processo di Conservazione garantirà la data di completamento e l’originalità dell’intero archivio.
L'applicabilità
Con il termine giornali e registri, si comprendono numerosi tipi di stampe, fiscali e non. Registri Iva e Liquidazioni, Libri Giornale, libri dei cespiti, Partitari, Giornali di magazzino, schede di magazzino, registri relativi alle operazioni Intra e dichiarazioni di intento, sezionali e riepilogativi.
Anche i Bilanci e gli Inventari possono essere conservati in modalità elettronica ma in questo caso, poichè si tratta di documenti che per loro natura devono essere sottoscritti dal Rappresentante legale dell’impresa, si consiglia di applicare una doppia firma, quella del rappresentante legale all’atto della produzione e e quella del Responsabile all’atto del processo di Conservazione.
I bolli informatici
Il bollo sui documenti informatici va assolto con un versamento da effettuare con modello F23 e una comunicazione da inviare alla competente Agenzia delle Entrate in cui si riporta il numero, le tipologie di documento che si intende produrre e l’importo dei bolli versati in acconto e a saldo.
L’acconto va pagato PRIMA DI METTERE IN USO IL LIBRO, il saldo va versato entro il 31 gennaio dell’anno successivo.
L’importo dei bolli non va calcolato in base alle pagine prodotte ma in base al numero di registrazioni ed in ragione di 1 bollo ogni 2500 o frazioni.
Che cosa si intenda per “registrazioni” viene chiarito dalla circolare n. 36 Dell’Agenzia delle Entrate. Nel caso sia difficile applicare il concetto di registrazione, si possono prendere in considerazione le righe di testo prodotte e considerare una riga come una registrazione.
I bolli si pagano in funzione del prodotto nell'anno e non in funzione della competenza fiscale dei documenti prodotti.
La data certa
Quando parliamo di documenti fiscalmente o civilmente rilevanti, dobbiamo adottare particolari precauzioni ed essere CERTI di poter esibire i documenti in qualsiasi condizione.
Il meccanismo di Generazione della Chiusura dell’archivio (che noi chiamiamo Masterizzazione) genera un estratto dei dati archiviati, sia di quelli di ricerca che quelli relativi ai documenti, alle firme etc.
L’insieme di dati che vengono generati è opportuno che sia copiato su uno o più dischi ottici, unitamente al programma di consultazione ARCHIREADER.
Il risultato sarà quello di avere una copia di tutte le informazioni in un percorso di rete accessibile anche dal programma generale di archiviazione, una copia degli stessi dati risiederà sui dischi ottici che abbiamo generato ma, trattandosi di copia di documenti elettronici, la copia sarà ESATTAMENTE UGUALE all’originale quindi potremmo definirla UN SECONDO ORIGINALE. Se di copie su disco ottico ne facciamo più di una, avremo altri originali che potremo conservare in luoghi diversi dal primo.
I formati di memorizzazione
Particolare attenzione però dovrà essere posta ai FORMATI con cui sono stati generati i documenti. Se si utilizza il formato PDF, possiamo stare abbastanza tranquilli, benché vi sia stata una discreta evoluzione, i file pdf anche se generati diversi anni fa, sono ancora facilmente leggibili e al di là del continuo aggiornamento del programma Acrobat (sia nelle versioni Reader che Writer si è arrivati alla nona versione) il formato del file vero e proprio ha subito solo poche trasformazioni ed è ancora leggibile la versione 1.3 generata con Acrobat 4 che risale al lontano (si fa per dire) 1994.
Anche i supporti ottici hanno subito poche trasformazioni in questi anni ed è ancora leggibile il classico CD ROM. Seguendo però l’iter descritto oltre alle copie ottiche avremo anche quelle magnetiche a ulteriore garanzia di sicurezza. In caso di obsolescenza dei supporti o dei formati occorrerà un "Riversamento Sostitutivo" che generi una versione aggiornata.
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La validità delle marche temporali
la Marca temporale è una evidenza informatica che riporta l’impronta del documento firmato e la data e ora attribuita da un server esterno.
L’informazione è garantita da un Certificato digitale che accompagna l’evidenza e da un protocollo di richiesta che rimane conservato nel server del certificatore per un periodo limitato.
Con le ultime modifiche legislative, la marca temporale deve avere una durata di 20 anni, non era cosi per quelle emesse precedentemente.
Il punto però è diverso, la Marca Temporale , secondo le specifiche RFC 3161 da cui deriva, è sempre valida poiché si basa su un procedimento matematico ben preciso e ripetibile.
Quello che non è più possibile, una volta che la marca e come si suol dire «scaduta», è la verifica del protocollo di emissione; unica cosa che scade è il certificato con cui la marca è stata emessa.
Le norme RFC difatti, indicano una verifica diversa da quella che alcuni praticano, nel caso ipotizzato , certificato scaduto o registro inesistente, se il documento non è stato modificato, la verifica deve segnalare Marca Valida e Certificato scaduto o Registro non trovato. Il certificato di chi ha emesso la marca deve essere identificato come «Attendibile». I certificatori devono mantenere i certificati di TSA per 10 anni oltre la scadenza, vale a dire per 14 anni