Caratteristiche di ArchiJoin

E' una funzione che attiva la gestione di un secondo file che rappresenta il documento. Questo può essere necessario per diversi motivi che vedremo. Il programma, per ogni record identificativo, normalmente associa 1 file denominato Sys_Filename. Questo può essere di qualsiasi tipo, compatibilmente con le autorizzazioni impostate dal responsabile della conservazione. Il file può essere firmato, in questo caso ne viene aggiunto un secondo in formato P7M, e marcato con marca temporale, per la marca si aggiunge un terzo file con estensione .tsr. Per particolari motivi può essere necessario rappresentare il documento con 2 files. Esempio vogliamo generare un documento da inviare e che riporti già il numero di protocollo di uscita. Il documento viene redatto con Word. In questo caso possiamo attivare il protocollo inserendo il file Word e ottenere un numero di uscita. Riportare il numero sul documento e salvarlo. Una volta inviato il documento dovremo INTEGRARE il protocollo con l'immagine dello stesso acquisita con scanner. Grazie al modulo Join non avremo necessità di creare un secondo record ma potremo aggiungere al primo l'immagine in formato pdf. Anche questo secondo file potrà avere firma e marca temporale. Altro esempio di doppia archiviazione sono i DDT. Questi vengono generati dal gestionale quindi risulta semplice archiviare il file ma una copia stampata viene sottoscritta manualmente dal trasportatore e dal destinatario, si rende quindi necessario conservare anche l'immagine di questa copia che ritorna dopo il trasporto. Anche in questo caso il record che identifica il DDT sarà collegato a due files che a loro volta potranno avere firme digitali o altro.